Wybór systemu
Jak wybrać system rezerwacji online? 12 pytań, które warto zadać przed wyborem
Zacznij od tego, ile naprawdę zapłacisz miesięcznie — abonament, prowizje od rezerwacji, SMS-y i opłaty operatora płatności — oraz czy klienci rezerwują pod Twoją marką, a baza klientów zostaje u Ciebie. Potem sprawdź funkcje, które chronią kalendarz przed pustymi terminami, przeniesienie danych z obecnego systemu, RODO i warunki umowy. Poniżej 12 pytań do zadania każdemu dostawcy, a na końcu nasze odpowiedzi.
W skrócie
- Policz koszt całkowity: abonament + prowizje + SMS-y + opłaty operatora płatności.
- Sprawdź, czy rezerwacje działają pod Twoją marką i co dzieje się z bazą klientów po rezygnacji.
- Funkcje na puste terminy: przypomnienia, zadatki, lista oczekujących, samodzielne odwołanie.
- Zapytaj o przeniesienie danych, umowę powierzenia danych, miejsce przechowywania danych i okres wypowiedzenia.
- Przed decyzją zobacz system na przykładzie własnej firmy, nie na ogólnym demo.
Koszty: ile naprawdę zapłacisz
1. Ile zapłacę miesięcznie — razem z prowizjami?
Na rynku działają trzy główne modele: stały abonament, prowizje od rezerwacji (zwykle w katalogach, gdzie Twoja oferta stoi obok konkurencji) oraz plany darmowe z ograniczeniami. Poproś o wyliczenie dla Twojej liczby wizyt i osób w zespole, z dodatkami, które naprawdę będziesz mieć włączone.
2. Ile kosztują SMS-y i kto je opłaca?
SMS-y bywają w pakiecie, płatne za sztukę albo rozliczane u zewnętrznego operatora. Zapytaj o cenę jednej wiadomości i o to, czy system zamienia polskie litery — SMS z polskimi znakami mieści 70 znaków zamiast 160, więc potrafi kosztować kilka razy więcej. Szczegóły: przypomnienie o wizycie — wzory SMS.
3. Jakie są opłaty za płatności online i zadatki?
Opłaty operatora płatności (prowizja od transakcji) są zwykle osobne od opłat za system. Zapytaj, którego operatora obsługuje system, ile kosztuje transakcja i kiedy pieniądze trafiają na Twoje konto.
Marka i dane: czyj jest klient
4. Czy klienci rezerwują pod moją marką?
Rezerwacja na Twojej stronie albo pod Twoją domeną buduje Twoją markę. W katalogu klient widzi obok Ciebie inne firmy z tej samej okolicy. Oba kanały mogą działać razem — ważne, żeby wiedzieć, który jest główny.
5. Czyja jest baza klientów i czy mogę ją zabrać?
Zapytaj, w jakim formacie możesz pobrać bazę klientów i historię wizyt, czy da się to zrobić samodzielnie i co dzieje się z danymi po rezygnacji. To pytanie warto zadać przed podpisaniem umowy, a nie przy zmianie systemu.
6. Gdzie są dane i czy podpiszecie umowę powierzenia?
Dostawca systemu przetwarza dane Twoich klientów w Twoim imieniu, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Zapytaj też, gdzie stoją serwery, kto ma dostęp do danych i jak działają uprawnienia w Twoim zespole.
Funkcje, które chronią kalendarz
7. Jak działają przypomnienia i potwierdzenia?
Sprawdź kanały (SMS, e-mail), moment wysyłki i to, czy możesz zmienić treść. Przypomnienia to najlepiej zbadany sposób na mniej nieobecności — więcej w poradniku jak ograniczyć nieodwołane wizyty.
8. Czy mogę pobierać zadatki przy wybranych usługach?
Najlepiej, gdy zadatek ustawisz dla konkretnych usług, a nie dla całego kalendarza — tak, by obejmował długie usługi i pierwsze wizyty, a nie zniechęcał stałych klientów.
9. Czy jest lista oczekujących i samodzielne odwołanie?
Klient, który może sam odwołać wizytę, rzadziej po prostu nie przychodzi. Lista oczekujących pozwala od razu zaproponować zwolniony termin komuś innemu.
Zespół i codzienna praca
10. Ile osób obsłuży system i jak działają uprawnienia?
Zapytaj o limity osób i stanowisk, grafiki, role (kto widzi finanse, kto tylko swój kalendarz) i o pracę na telefonie. Sprawdź, czy przy rozbudowie zespołu cena rośnie skokowo.
Wdrożenie i umowa
11. Kto przeniesie dane i skonfiguruje system?
Zapytaj, kto wpisze usługi, grafiki i przeniesie bazę z obecnego systemu lub arkusza, ile to trwa, ile kosztuje i czy w cenie jest szkolenie zespołu.
12. Jaki jest okres umowy i co, jeśli czegoś zabraknie?
Sprawdź okres minimalny, wypowiedzenie i to, czy płatność roczna jest obowiązkowa. Zapytaj też, co się stanie, gdy będziesz potrzebować funkcji, której dziś w systemie nie ma — czy dostawca ją dobuduje, a jeśli tak, na jakich zasadach.
Jak SoulConnect odpowiada na te pytania
| Pytanie | SoulConnect |
|---|---|
| Koszt miesięczny | Podstawa 299 zł, Pełny system 399 zł netto miesięcznie; 0% prowizji SoulConnect od rezerwacji |
| SMS-y | przypomnienia SMS i e-mail; zasady i koszt wysyłki SMS ustalamy przed startem |
| Płatności | płatności i zadatki przy rezerwacji; opłaty operatora płatności online są osobne |
| Marka | rezerwacje pod Twoją marką — własna domena lub subdomena |
| Dane | baza klientów z historią wizyt; dane na serwerach w UE; umowa powierzenia przetwarzania danych |
| Ochrona kalendarza | przypomnienia, zadatki, samodzielne odwołanie; Lista Oczekujących i Strażnik Rezerwacji w pakiecie Pełny system |
| Zespół | standardowe pakiety nie limitują liczby osób w zespole |
| Wdrożenie | aktywacja, standardowe wdrożenie i szkolenie zespołu — 999 zł netto jednorazowo; przeniesienie danych m.in. z Booksy i Versum, zakres potwierdzamy przed startem |
| Umowa | rozliczenie miesięczne bez okresu minimalnego; przy płatności rocznej 12 miesięcy w cenie 11 |
| Brakujące funkcje | możemy je dobudować na zamówienie — zakres, koszt i termin po analizie |
Aktualne ceny i okresowe promocje znajdziesz w cenniku. Wersje dla branż: fizjoterapia, psychologia, grooming, salony beauty i fryzjerskie.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje system rezerwacji online?
Zależy od modelu: abonament miesięczny, prowizje od rezerwacji albo plan darmowy z ograniczeniami. Licz koszt całkowity, razem z SMS-ami i opłatami operatora płatności. W SoulConnect standardowe pakiety kosztują 299 i 399 zł netto miesięcznie, bez prowizji SoulConnect od rezerwacji.
Czy darmowy system rezerwacji się opłaca?
Może, jeśli masz mało wizyt i nie potrzebujesz przypomnień SMS ani zadatków. Sprawdź jednak limity, to, czy rezerwacje są pod Twoją marką, i koszt dodatków — przy większej liczbie wizyt dodatki potrafią kosztować więcej niż abonament.
Czym różni się system rezerwacji od katalogu usług?
Katalog pokazuje Twoją ofertę obok innych firm i bywa, że pobiera prowizje za nowych klientów. System rezerwacji pod Twoją marką działa na Twojej stronie lub domenie, a klient umawia się bezpośrednio u Ciebie.
Jak przenieść klientów z obecnego systemu?
Zapytaj dostawcę, w jakim formacie wyeksportujesz bazę i kto ją zaimportuje. W SoulConnect przeniesienie danych, między innymi z Booksy i Versum, ustalamy w ramach wdrożenia, a zakres potwierdzamy przed startem.
Co z RODO przy systemie rezerwacji?
Dostawca systemu przetwarza dane Twoich klientów w Twoim imieniu, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych. Zapytaj też, gdzie są serwery i kto z zespołu ma dostęp do danych.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 28 — podmiot przetwarzający — eur-lex.europa.eu
- Gurol-Urganci I. i in. Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments. Cochrane Database of Systematic Reviews 2013 (CD007458) — cochrane.org
Poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Przeczytaj też
Organizacja wizyt
Jak ograniczyć nieodwołane wizyty? 9 sposobów dla salonów i gabinetów
Klienci nie przychodzą i nie odwołują wizyt? 9 sposobów, które działają: przypomnienia, jasne zasady odwołań, zadatki, lista oczekujących i liczenie strat.
Komunikacja z klientem
Przypomnienie o wizycie: kiedy wysłać i gotowe wzory SMS i e-mail
Kiedy wysłać przypomnienie o wizycie i co w nim napisać? Gotowe wzory SMS i e-mail dla salonów i gabinetów oraz limit znaków z polskimi literami.